Press "Enter" to skip to content

Hogyan állítsunk be otthoni fájlrendszert

Áttekintés

  • Munkaidő: 2-12 óra
  • Készségszint: Kezdő

A fontos dokumentumok és a papír rendetlenségeinek kezelése nehézséget okozhat. Ezért kulcsfontosságú egy funkcionális otthoni iktatórendszer beállítása, amelyet ténylegesen használni fog. Az iktatási rendszernek figyelembe kell vennie a különféle típusú papírokat, és nem kell lemondania a tárolás egyszerűsítéséhez szükséges papírokról.

Ez a projekt segít az otthoni iratkezelő rendszer kezdeti beállításában. A lépések könnyen követhetők, bár az erre fordított idő nagymértékben változhat attól függően, hogy mennyi papírmunkát kell rendeznie és rendszereznie. De ha beleveti magát a kezdeti erőfeszítésbe, akkor végül olyan iratkezelő rendszerrel kell rendelkeznie, amely zökkenőmentesen működik az Ön számára.

A 6 leggyakoribb rendetlenség az otthonában

Amire szüksége lesz

Felszerelés / szerszámok

  • Szemeteskosár
  • Aprítógép
  • Címkékészítő vagy íróeszköz

Anyagok

  • Fájlmappák
  • Irattartószekrény, iratszekrény vagy más tárolóhely a mappák számára
  • Tűzálló doboz vagy széf (opcionális)
  • Kötőanyag (opcionális)
  • Beérkező levelek tálca (opcionális)

Utasítás

  1. Gyűjtse össze összes papírját egy helyen

    Az otthoni iratkezelő rendszer beállításának első lépése az összes papírmunka egy helyen történő elhelyezése, így rendezheti azokat. Amellett, hogy papírokat vesz nyilvánvaló helyekről, például az asztalfiókokból és az irattartó szekrényekből, söpörje be otthonának többi részét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindent elszámolt.

    Ellenőrizze a leggyakoribb helyeket, ahol a papírgyűjtés felhalmozódhat, például a konyhai pultot vagy a munkazsákot. Vigye mindezt egy helyre, ahol sok hely van a szétterítéshez. A papírok szortírozása a padlón vagy egy nagy asztalon hatékony lehet.

  2. Ossza szét papírjait 5 kategóriába

    Most itt az ideje, hogy rendezze az összes papírmunkát. Minden dokumentum az öt kategória egyikébe fog tartozni: akció, archiválás, háztartás, újrahasznosítás és aprítás. Íme, mit kell besorolni ezekbe a kategóriákba:

    • Művelet: Ezek azok a papírok, amelyeket meg kell tennie, majd el kell dobnia. Ne keverje össze ezeket a háztartási kategóriába tartozó dokumentumokkal. A háztartási dokumentumokat véglegesen iktatják; az akciófájlokat egyszer használják, majd elvetik. Ilyenek például a meghívók, a parkolójegyek, a találkozók emlékeztetői, a házi feladatok és a számlák.
    • Archívum: Ez a kategória olyan papírokat tartalmaz, amelyekre fel kell függeszteni, de nem kell évente többször vagy kétszer hivatkozni rájuk. Ilyenek például az adóbevallások, az orvosi nyilvántartások, az akadémiai nyilvántartások, az okmányok, a bérleti szerződések, a garanciák és a szerződések.
    • Háztartás: Ezek azok a papírok, amelyekkel házát (és életét) fenntarthatja. Ilyenek például a kuponok, receptek, felhasználói kézikönyvek, az idei adóbevételek és a közelgő utazásokra vonatkozó dokumentumok.
    • Újrahasznosítás: Ezek olyan papírok, amelyek nem tartoznak a fenti kategóriák egyikébe, és nem tartalmaznak személyes adatokat. Ilyen például a levélszemét, újságok, magazinok, régi házi feladatok, amelyekre nincs szüksége, és a használt borítékok.
    • Aprítás: Ez a kategória olyan papírokat tartalmaz, amelyek nem tartoznak az első három kategóriába, de tartalmaznak személyazonosító adatokat. Ilyenek például a hitelkártya -ajánlatok, a régi bankszámlakivonatok és a számlák.
    • Dobja el a szükségtelen dokumentumokat

      Most, hogy felosztotta papírjait az öt kategóriába, felszabadíthat egy kis helyet, ha eldobja a szükségtelen papírokat. Először vegye ki az újrahasznosító halmot, mivel ennek könnyűnek kell lennie, és csak annyit kell tennie, hogy egy újrahasznosító kukába dobja. Ezután aprítsa meg az érzékeny dokumentumokat, amelyeket megszabadít. Ha elkészült, csak az iratokhoz szükséges papírokat kell hagynia előtted.

    • Szervezze meg az archív fájlt

      Először foglalkozzon az irattári halom papírmunkával. Ez a halom nagyon fontos dokumentumokat tartalmazhat, például útlevelet vagy társadalombiztosítási kártyát. Ideális tehát, ha ezeket a papírokat tűzálló dobozba vagy biztonságos tárolóba helyezi.

      Ossza szét archívumát alkategóriákba a hatékonyabb szervezés érdekében, például akadémiai, autó, foglalkoztatási, pénzügyi, egészségügyi, biztosítási, személyazonosító és ingatlan dokumentumok. Használjon címkézett fájlmappát minden alkategóriájához. Ezután tegye ezeket a mappákat a biztonságos, tűzálló dobozba vagy más helyre, ahol azt tervezi.

    • Rendezze el a háztartási aktát

      Most itt az ideje a háztartási papírmunkának. Ezeket a papírokat irattartószekrényben vagy más hozzáférhető helyen tárolt fájlmappákban tárolhatja. Sokan azonban inkább háztartási papírjaikat tartják egy irattartóban, különböző részekkel és zsebekkel. A kötőanyag fő előnyei, hogy nem foglal sok helyet, és tárolható és bárhová áthelyezhető.

      Például létrehozhat egy irattartót kuponok, utalványok és ajándékutalványok részekkel; jutalmak és hűségkártyák; nyugták, amelyekre még mindig hivatkozik; és a felhasználói kézikönyveket, amelyeket időnként ellenőriznie kell. Ossza fel a papírmunkát az Ön életmódjának leginkább megfelelő kategóriákba.

    • Állítsa be az akciófájlt

      Végül foglalkozzon a papírmunka cselekvési kategóriájával. Mivel ezek a papírok olyan témákat tartalmaznak, amelyekkel foglalkozni kell, hasznos lehet, ha a szabadban tárolja őket vizuális emlékeztetőként, nem pedig az irattartóba helyezve. Az asztali beérkező levelek tálcája jó megoldás lehet a cselekvési papírok tárolására, de egyszerűen elhelyezheti a papírokat egy hozzáférhető fájlmappába.

      Akciópapírjait kategóriákra oszthatja, például számlákra, válaszra szoruló levelekre stb. Gyakran azonban a legegyszerűbb, ha ezeket a papírokat ugyanabba a fájlba dobja, és azt tervezi, hogy hetente legalább egyszer átnézi a fájlt. Ekkor minden tételnél meg kell tennie a megfelelő lépéseket. Ezután újrahasznosítania vagy aprítania kell az elkészült tárgyakat, és mindent be kell tennie a háztartási vagy archív fájlba. A cél az, hogy a cselekvési fájl a lehető legkisebb legyen.

    Hogyan lehet megszabadulni a papírvágó egyszer és mindenkorra Kapcsolódó témák

    • Személyes szervezés

    Video

      Vélemény, hozzászólás?

      Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

      93 − = 85