Press "Enter" to skip to content

Hogyan rangsorolja feladatait

Hogyan rangsorolja feladatait

Nagyjából mindenki úgy érzi, hogy túl sok a dolga, és túl kevés az ideje. Amikor megtelik a teendők listája, honnan tudja, hogy melyik feladatot kell először elvégeznie? Ez az elsöprő érzés abból fakad, hogy képtelenség prioritásként kezelni mindazokat a látszólag sürgető feladatokat. Ha úgy érzi, hogy a teendők listája percről percre hosszabbodik, és azt sem tudja, hol kezdje, akkor itt találja meg, hogyan azonosíthatja, értékelheti és rangsorolhatja feladatait.

  1. Listát készíteni

    Mielőtt kötelezettségeit fontossági sorrendbe rendezi, szánjon időt arra, hogy összeállítson egy átfogó listát mindarról, amire szüksége van vagy meg akarja valósítani. Ossza fel a listát különböző típusú feladatokra. Ezek a kategóriák a következők lehetnek:

    • Napi vagy heti feladatok: Ezek a hétköznapi „ teendők ” lehetnek személyesek, például étkezéstervezés és élelmiszer-vásárlás, vagy munkával kapcsolatosak, például heti csapatgyűlés. Ha már követi a napi rutinot, ismeri ezeket a feladatokat; ha nem, akkor itt az ideje annak létrehozására. Az Ön által megadott adatok eltérőek lehetnek – egyeseknek nem kell emlékeztetniük magukat az e -mailek ellenőrzésére vagy élelmiszerek vásárlására, de mások értékelni fogják a strukturált emlékeztetőket, hogy bizonyos műveleteket bizonyos időpontokban vagy bizonyos napokon hajtsanak végre.
    • Feladatok határidővel: Ezeket meghatározott időpontig kell elvégezni, és előzetes előkészítést igényelnek. Ilyen lehet például egy iskolai dolgozat, amely három hét múlva esedékes, vagy egy fél, amelyet hat hónap múlva tervez. Az ilyen jellegű feladatokat vagy projekteket később kisebb részekre lehet bontani. Például a dolgozat megírásának feladata felosztható a vonatkozó könyvek olvasására, jegyzeteinek rendszerezésére, vázlat írására, az első vázlat megírására stb.
    • Ismétlődő feladatok: Ezek nem napi vagy heti gyakorisággal fordulnak elő, de nem egyszeri projektek sem. Az ismétlődő feladatok magukban foglalhatják a fogorvosi rendeléseket vagy a negyedéves becsült adók bejelentését.
    • Önmotivált, szükséges feladatok: Ezek olyan feladatok vagy projektek, amelyekről tudja, hogy meg kell tennie, de senki sem fog rávenni. Ritkán, ha egyáltalán van beépített időkorlátjuk. Ide tartozhat a kisvállalkozás webhelyének javítása vagy új alapellátó szolgáltató keresése.
    • Önmotivált, szükségtelen feladatok: Ezek azok az élvezetesebb tevékenységek, amelyek mégis hajlamosak elmenni, mivel más, nyilvánvalóan szükséges feladatok kiszorítják őket. Gondoljon arra, hogy örömében olvas, vagy hobbin dolgozik.
    • "Egyszer" feladatok: Ezek a feladatok a teendők listájának alján vagy az elméd hátsó részén lógnak, de általában nem kell hamarosan elvégezni őket; például fesse le radiátorait.
    • Megjegyzés: Az, hogy fizikailag hogyan hozta létre ezt a listát, akár papírlapon, akár tervezőben, akár alkalmazásban, akár online naptár használatával, vagy más módon, kevésbé fontos, mint annak biztosítása, hogy Önnek megfelelő módszert válasszon. használni fog.

    • Rendszerezze listáját

      Miután felsorolt ​​mindent, amit meg kell tennie, először kitalálhatja, mit tegyen. Minden feladat négy kategóriába sorolható:

    1. Sürgős és fontos feladatok, vagy "kötelező" feladatok, amelyeket először el kell végezni.
    2. Sürgős, de nem fontos feladatok, amelyek lehetőség szerint delegálhatók. Ha nem lehetséges a delegálás, akkor az ütemtervnek elegendő rugalmasságot és több időt kell tartalmaznia ahhoz, hogy felbukkanáskor befogadhassa őket.
    3. Fontos, de nem sürgős feladatok, amelyeket jó előre meg kell tervezni, nehogy sürgősek legyenek.
    4. Olyan feladatok, amelyek nem fontosak és nem sürgősek, és potenciálisan kiküszöbölhetők. Ha azonban élvezi őket, akkor be kell építeni őket az ütemtervbe, hogy ne szorítsák ki az igényesebb kötelezettségekből.

    Tipp

    Korlátozza a napi kötelező feladatokat legfeljebb háromra. A nap tartalmazhat kisebb feladatokat is, amelyek rutinszerűbbek vagy kevésbé fontosak vagy sürgősek, de a nagyobb feladatokra való terhelés stresszhez és csalódáshoz vezethet.

  2. Mérje fel az egyes feladatok értékét

    Egy feladat értékét többféleképpen is megítélheti. Például fontolja meg, hogy másokat érint-e ez, és mennyire fontosak Önnek-a főnöke jóváhagyása vagy gyermekei jóléte valószínűleg fontosabb, mint mondjuk egy idegen csoport véleménye, amelyhez beleegyezett találkozón. Ne feledje azonban, hogy a prioritások megváltozhatnak – ha a főnökének most tennie kell valamit, akkor az előző elsőbbsége valószínűleg a másodikra ​​fog ütközni.

    Lehet, hogy nagy értéket tulajdonít azoknak a feladatoknak is, amelyek hosszú távon kifizetődőnek tűnnek, vagy amelyeket egyszerűen kifizetődőnek talál. Az egyik hivatkozás, amellyel valószínűleg találkozhat a prioritási feladatok olvasásakor, a 80-20 szabály, vagy a Pareto-elv, amely szerint a hatások 80 százaléka az okok 20 százalékából származik. Ez jó emlékeztető annak azonosítására, hogy valójában mire fordít időt, és mely erőfeszítéseinek van eredménye.

  3. Engedje meg a rugalmasságot

    A működő ütemterv lehetővé teszi a változtatásokat és felismeri az időkorlátokat. Légy reális, amikor rangsorolja és tervezi a napjait. Ha kétségei vannak, becsülje túl az adott feladat elvégzéséhez szükséges időt. Ha két feladat egyidejűleg esedékes, a kezdés kiválasztása attól függ, hogyan működik a legjobban. Vannak, akik inkább az egyszerűbb feladatot veszik el az útból, hogy a bonyolultabbra koncentráljanak; mások megnyugvást fognak érezni, ha először nekilátnak a nehezebb feladatnak, és valamennyit vagy egészét elvégzik, mielőtt továbblépnek. Ne feledje, hogy nem kell elvégeznie egy feladatot vagy projektet az elejétől a végéig, mielőtt továbblép a következőre – kivéve persze, ha úgy találja, hogy az ilyen munka növeli a termelékenységet.

  4. Kötegelt feladatok

    A kötegelt feladatok az egyik leghatékonyabb módja a bosszantó, ismétlődő feladatok elvégzésének. A "kötegelés" azt jelenti, hogy ugyanazon a feladaton folyamatosan dolgozik, például minden számla kifizetése egyszerre, vagy hetente egyszer az összes levele megnyitása, mielőtt másik feladatra vált.

    A csoportosításhoz azonosítsa az újra és újra elvégzett feladatokat, majd állítson be egy egyszerű munkafolyamatot, amelyet követni kell. Ezután a munkafolyamat használatával egyszerre kezeli ezeket a feladatokat. A kötegelés lehetővé teszi, hogy egy horonyba kerüljön, ugyanazt a feladatot újra és újra elvégezve, így nem kell időt vesztegetnie az utasítások kitalálására vagy a következő lépésekre.

  5. Ha lehetséges, szüntesse meg a feladatokat

    Miután felsorolta az összes feladatát, és a legfontosabbtól a legkevesebbig rendezte őket, világossá válik, hogy mely feladatok vannak a lista alján. Előfordulhat, hogy a feladatokat másra is átruházhatja. Ha ez nem lehetséges, döntse el, hogy ütemez -e nekik időpontot, vagy szüntesse meg őket.

    Előfordulhat, hogy a listán olyan feladatok szerepelnek, amelyeket nem kell elvégeznie, vagy amelyeket nem is akar elvégezni, de úgy érezte, nyomás alatt van, hogy bizonyos időpontokban hozzáadjon az ütemtervhez, például edzőterembe vagy könyvklub -találkozóra . Ha ez enyhíti az életed nyomását, akkor ezek teljesen megszüntethetők.

    Végül lehetséges, hogy egyszerűen túl sok dolgod van. Ha nem tud mindent elvégezni, értékelje a munkaterhelését, és határozza meg, hogy szüksége van -e további gyakorlásra a priorizálás során, vagy el kell mondania valakinek, hogy már nem folytathatja egy bizonyos feladat elvégzését.

  6. Video

      Vélemény, hozzászólás?

      Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

      70 − = 67