Press "Enter" to skip to content

Mennyi ideig kell tárolni a dokumentumokat és mit kell aprítani

Ebben a cikkben bontsa ki

Vissza a tetejére

A papírhalmok fájdalmasak, és az otthoni iratkezelő rendszer kezelése húzós lehet. Azonban ragaszkodnia kell néhány dokumentumhoz, mert soha nem tudja, mikor lesz szüksége rájuk.

Mennyi ideig kell megőriznie az adókat, a nyugtákat, a bankszámlakivonatokat és más fontos dokumentumokat? Minden dokumentumtípus más, ezért őrizze meg az összes papírmunkát elég hosszú ideig, mielőtt felgyújtja az aprítógépet, még akkor is, ha úgy gondolja, hogy befejezte velük.

Működőképes otthoni iratkezelő rendszer fenntartása

A működőképes otthoni iratkezelő rendszer létrehozásának egyik kulcsa az, hogy elkezdi csökkenteni a kapott papír mennyiségét. Valóban csökkentheti az aprítandó vagy reszelni kívánt papír mennyiségét. Ez azt jelenti, hogy megszabadulunk a kéretlen levelektől, feliratkozunk az e-számlákra, és nem fogadunk el szórólapokat, soha nem használt kuponokat, soha nem olvasott katalógusokat, vagy más olyan mulandóságot, amelyet úgy érzünk, hogy ragaszkodnunk kell ahhoz, hogy ismerjük tényleg nem.

Ha hagyja, hogy ez az előválogatási szakasz kiessen a kezéből, akkor valóban elkezdhet küzdeni a papírzavarral. Ez akár odáig is eljuthat, hogy úgy érzi, felhalmozhatja. Ezekben az esetekben nagyon hasznos lehet olyan szakemberhez fordulni, aki végigvezeti Önt a lebontási folyamaton.

A második lépés az, hogy győződjön meg arról, hogy megfelelő levelezési rendszerrel rendelkezik. Minél hatékonyabban kezeli a postát, amikor beérkezik, annál ritkábban kell nagy dossziét elvégeznie az iktatás, aprítás és újrafeldolgozás során.

Állítson be egy elektronikus rendszert

Ha megszabadul a papírfájloktól egy elektronikus iratkezelő rendszer létrehozásával, helyet takarít meg, és megszabadul a papír rendetlenségétől. Az elektronikus iratrendszernek sok értelme van, mert könnyebb, mint valaha.

A kezdéshez szkennerre és a fájlok tárolására szolgáló helyre van szüksége: egy mapparendszer a számítógépen és egy biztonsági másolat a felhőben, valamint egy külső merevlemez. Minél több biztonsági mentése van otthon és a helyszínen kívül, annál felkészültebb lesz, ha elhagyja a halom papírmunkát anélkül, hogy aggódnia kellene valami fontos elvesztése miatt.

Állítson be általános mappákat a különböző típusú dokumentumokhoz (pl. Háztartás, adók, autó, születési anyakönyvi kivonat, stb.). Nem kell túl pontosnak lennie a dokumentumok tárolásával, mivel az elektronikus iratrendszerek kereshetők.

Ezután szkennelje be az összes dokumentumot, és tárolja egy mappában a tartalomnak megfelelően. Adjon mindegyiknek egyedi fájlnevet annak leírására, hogy az gyorsan megtalálható legyen a számítógép keresési funkcióján keresztül. Ezenkívül a dátumnak a fájlnévhez való hozzáadásával segíthet megkülönböztetni ugyanazt a dokumentumtípust a különböző időszakoktól. Például ahelyett, hogy a közüzemi számlát utilstatstatement.pdf-nek hívná, nevezze el a utilitystatement-Feb2019.pdf nevet.

Számos olyan alkalmazás is rendelkezésre áll, amelyek segítségével gyorsan rögzíthet és tárolhat különféle dokumentumokat. Sokuk kezelhető okostelefonon vagy táblagépen keresztül, így megszabadulhat a papírmunkától (különösen a nyugtáktól), amikor sehol nincs otthon.

Tartsa meg a másolatokat

A legfontosabb dokumentumok esetében a szakértők azt tanácsolják, hogy több példányt őrizzen meg. Ez azt jelentheti, hogy az egyik példányt a felhőtárolóban, a másikat pedig a merevlemezen kell tartani. Ez azt is jelentheti, hogy egy példányt az elektronikus iratban, egy másolatot pedig tűzbiztos széfben kell tartani.

Dokumentumok tárolása örökre

Számos dokumentumot örökre tárolni kell. Ezek a legfontosabbak, amelyekre a jövőben bármikor szüksége lehet különböző okok miatt. Ha gondoskodik arról, hogy biztonságos helyen tárolják őket, és hogy a másolat biztonságos, sok időt takaríthat meg, amikor szükség van rájuk.

  • Akadémiai nyilvántartások: oklevelek, átiratok és bármilyen portfóliómunka, amelyet a jövőben fel lehet használni az álláspályázatra
  • Örökbefogadási papírok
  • Keresztelési bizonyítványok
  • Születési anyakönyvi kivonatok
  • Halotti anyakönyvi kivonat: Adózási szempontból szükség lehet rá
  • Vezetői engedélyek
  • Foglalkoztatási nyilvántartások: Bármilyen záradék, megállapodás, fegyelmi irat és teljesítményértékelés.
  • Házassági anyakönyvi kivonatok
  • Orvosi feljegyzések
  • Katonai feljegyzések
  • Útlevél
  • Nyugdíj- és nyugdíjnyilvántartások
  • Társadalombiztosítási kártyák
  • Wills

Bizonyos ideig tárolható dokumentumok

Képzeld el, hogy egy életre szóló bankszámlakivonatok és számlák halmozódnak fel az asztalodon. Még egy évtized múlva is ez a verem felháborítóan nagy lehet. Sokféle dokumentumot (elsősorban pénzügyi) kell tárolni egy bizonyos ideig, de nem kell örökké tárolni. Előfordulhat, hogy egy ideig havonta vagy hetente hivatkozni kell rájuk, aztán csak egy újabb papírlapká válnak, amelyek rendetlenséget okoznak.

A trükkös rész az, hogy tudjuk, mikor szabadulhatunk meg az ilyen típusú rekordoktól. Nincs mindenre jó válasz, de ajánlott irányelvek az alapján:

  • Hitelkártya -számlák: Fizetés után azonnal felaprítjuk.
  • Bankszámlakivonat: egy hónap
  • Számlák: Egy év minden adó vagy garancia vonatkozásában; minden más számlát azonnal fel kell aprítani, amint kifizették.
  • Fizetés és fizetési csonk: Egy év, vagy amíg meg nem kapja az adott adóévi W-2 kimutatását
  • Befektetési nyilvántartás: Hét évvel a számla bezárása vagy az értékpapír eladása után.
  • Adózási dokumentumok: Hét év, beleértve a bejelentést és az összes kísérő dokumentumot, például a W-2-ket és a nyugtákat
  • Értékesítési bizonylatok: Tartsa meg a jótállási időtartamig a nagyobb vásárlásokhoz, például készülékekhez és elektronikához. Az olyan dolgokról, mint az élelmiszerek és ruházat, csak addig őrizze meg a nyugtát, amíg nem tudja, hogy nem lesz szükség az áru visszaküldésére.
  • Lízing: Tartsd fenn, amíg el nem költözöl, és vissza nem kapod a letétet a szállásadótól.
  • Lakásfelújítási bizonylatok: Tartsa meg a lakás eladásáig.
  • Járműnyilvántartás: Őrizze meg, amíg a hajót, autót vagy motorkerékpárt el nem adják.

Hogyan lehet megszabadulni a dokumentumoktól

A dokumentumok aprítása a fő módja annak, hogy megvédje magát a személyazonosság -lopásoktól. Általános szabály, hogy vannak bizonyos dokumentumok, amelyeket feltétlenül fel kell aprítani. Ez magában foglal mindent, amiben van számlaszám, születési dátum, leánykori név, jelszó és PIN -kód, aláírás és társadalombiztosítási szám.

Ha a dokumentumok még mindig "aktívak", akkor referenciaként meg kell tartani őket, és témák szerint fűzze be őket az otthoni iktatórendszerbe. Csak akkor aprítsa fel őket, ha már nem használják.

Milyen dokumentumokat kell aprítani

Ha befejezte ezeket a dokumentumokat, és már nincs szüksége rájuk, ossza meg őket:

  • ATM bevételek
  • bankkivonatok
  • Születési anyakönyvi kivonatok
  • Törölt és érvénytelenített csekkek
  • Hitelkártya -számlák
  • Hiteljelentések
  • Vezetői jogosítványok (lejárt)
  • Munkaügyi dokumentumok, amelyek bármilyen azonosító adatot tartalmaznak
  • Lejárt útlevél és vízum
  • Befektetési számlaszámok
  • Jogi dokumentumok
  • Befektetési, részvény- és ingatlanügyletek
  • Aláírással ellátott tételek (bérleti szerződések, szerződések, levelek stb.)
  • Poggyászcímkék
  • Orvosi és fogászati ​​nyilvántartások
  • Papírok társadalombiztosítási számmal
  • Jelszavak vagy PIN -kódok
  • Fizetési csonkok
  • Előre jóváhagyott hitelkártya-alkalmazások
  • Bevételek csekkszámlaszámokkal, hitelkártya -számokkal vagy bármilyen más azonosító információval
  • Adólapok
  • Átiratok azonosító adatokkal
  • Utazási útvonalak
  • Használt repülőjegyek
  • Közüzemi számlák (telefon, gáz, villany, víz, kábel TV, internet stb.)

Minden más, mint papírmunka, csak újrahasznosítható. Győződjön meg arról, hogy rugalmas iratrendszert állított be, hogy ellenőrizhesse ezeket a dokumentumokat. Az is jó ötlet, hogy rendszeresen átnézzük a tárolt dokumentumokat. Próbálja ezt megtenni számlafizetéskor, adóbevalláskor vagy hasonló ismétlődő feladat elvégzésekor, hogy ne felejtse el, és a papírmunka kiesik a kezéből.

    Vélemény, hozzászólás?

    Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

    + 21 = 26